27 Dias, 6 Bases SAP e uma Nova Forma de Operar: transformação digital de Compras, Contratos e Financeiro

objetivo

O objetivo principal foi realizar a transformação digital dos processos de Compras, Gestão de Contratos, Aprovações e Financeiro, utilizando o blueEz como plataforma centralizadora e integrando os fluxos às diferentes bases de SAP Business One da Matrix Energia. O projeto buscou centralizar as solicitações e eliminar a fragmentação existente entre os diferentes sistemas utilizados pelas áreas. Entre os objetivos específicos estavam: criar uma entrada única para as solicitações; estruturar os fluxos de aprovação; estabelecer regras de aprovação e direcionamento aos responsáveis; registrar e rastrear as decisões; reduzir atividades manuais; reduzir retrabalho; eliminar lançamentos manuais desnecessários no SAP; integrar os processos ao SAP Business One; reduzir regularizações de notas fiscais; reduzir a dependência de compras emergenciais; melhorar a previsibilidade do processo de Compras; centralizar a gestão de contratos; estruturar o processo de despesas e reembolsos; permitir acompanhamento do processo de ponta a ponta; gerar indicadores operacionais; aumentar a governança sobre os processos; criar uma operação escalável para as seis empresas; manter a continuidade da operação durante a transformação. Também fazia parte do objetivo realizar a implantação em um período curto, garantindo que todos os principais cenários fossem testados antes da entrada em produção.

problema

Antes da implantação do blueEz, a Matrix Energia possuía uma operação fragmentada, com processos de Compras, Contratos e Financeiro distribuídos entre diferentes sistemas, planilhas e controles por e-mail. A empresa utilizava aproximadamente três sistemas paralelos para diferentes tipos de solicitação: EdAjuda Pagamentos: aproximadamente 1.000 solicitações/mês; Intratrix Reembolso: aproximadamente 900 solicitações/mês; EdAjuda Compras: aproximadamente 75 solicitações/mês. Somados, esses fluxos representavam aproximadamente 1.975 solicitações mensais, além dos controles realizados fora desses sistemas. A fragmentação criava diferentes desafios operacionais. As solicitações entravam por canais distintos, parte das informações precisava ser digitada manualmente no SAP e os processos não possuíam uma visão única de acompanhamento. Nas aprovações, o fluxo era realizado por e-mail, sem rastreabilidade estruturada e sem uma lógica de aprovação baseada na autoridade do responsável pelo centro de custo. Isso dificultava a identificação do status das solicitações, o histórico das decisões e o acompanhamento do processo. Na operação de Compras, existia ainda um elevado volume de regularizações de notas fiscais e um percentual expressivo de compras emergenciais. Em relação aos contratos, o controle era realizado por planilhas, dificultando a centralização das informações e o acompanhamento do ciclo contratual. As despesas e os reembolsos também possuíam controles manuais, realizados no Intratrix. Além dos desafios de processo, havia uma complexidade tecnológica importante: o projeto precisaria atender 6 empresas e 6 bases independentes de SAP Business One, com particularidades próprias e diferenças nos códigos de fornecedores e itens entre os ambientes. O desafio, portanto, envolvia simultaneamente processos, tecnologia, integração, governança e adoção pelos usuários. A Matrix Energia precisava sair de uma operação baseada em múltiplos sistemas e controles paralelos para uma estrutura centralizada e integrada, sem interromper a operação e em um prazo reduzido.

resultados

A implantação gerou resultados mensuráveis em diferentes dimensões da operação. Regularização de notas fiscais Um dos principais indicadores acompanhados foi o percentual de notas fiscais sem pedido de compra formalizado. Em janeiro de 2026: 100% das notas analisadas estavam sem pedido de compra formalizado, correspondendo a 851 notas. Em agosto de 2026: 26,6%, correspondendo a 273 notas. A evolução representa: redução de 73,4 pontos percentuais; redução de aproximadamente 68% no volume absoluto de notas nessa condição. O indicador demonstra a evolução da formalização das compras e da utilização do processo estruturado. Compras emergenciais O percentual de pedidos classificados como emergenciais também apresentou redução. Em fevereiro de 2026: 96,0% Em agosto de 2026: 60,6% A diferença representa uma redução de 35,4 pontos percentuais. Ciclo entre pedido e nota fiscal Antes da implantação, o tempo entre pedido de compra e nota fiscal não era medido de forma estruturada, sendo acompanhado por planilhas. Após a implantação, o indicador passou a ser acompanhado dentro de uma estrutura mais organizada. O resultado registrado foi: mediana de 1 dia; 95% dos pedidos concluídos em até 7 dias. Em uma análise específica, foram consideradas 4.689 notas fiscais para acompanhamento desse indicador. Aprovações O processo de aprovação passou de uma operação realizada por e-mail para um fluxo estruturado dentro do blueEz. As aprovações passaram a contar com: direcionamento aos responsáveis; regras de aprovação; registro da decisão; rastreabilidade; acompanhamento do status. O prazo de conclusão e registro passou a ser de até 24 horas. No período analisado: 10.796 aprovações foram registradas com: 0,1% de rejeições. Despesas e reembolsos O processo de despesas e reembolsos, anteriormente controlado manualmente no Intratrix, passou a ser estruturado no blueEz. A política foi ajustada e os controles internos passaram a estar incorporados aos fluxos de aprovação. O processo de revisão e aprovação passou a ocorrer em até 24 horas. Gestão de contratos A gestão de contratos, anteriormente realizada por planilhas, passou a ser centralizada no blueEz. Foram registrados: 320 contratos gerenciados. A plataforma permite acompanhar o ciclo contratual de forma estruturada, incluindo formalização, execução, medição, aprovação, alteração, renovação e encerramento. Volume de Compras No período analisado, foram registrados: 5.380 pedidos de compra envolvendo: 1.003 fornecedores e: R$ 144,7 milhões em notas vinculadas a pedidos formalizados. Usuários e adoção A solução passou a atender: 450 colaboradores com acesso e: 301 usuários ativos. Como referência da operação anterior, foram identificados 399 solicitantes distintos em 2025. A adoção foi apoiada por treinamentos, pontos focais por equipe, materiais de apoio e vídeos. Base de notas fiscais Uma análise específica da base de notas fiscais de entrada apresentou: 20.362 notas fiscais; R$ 5.383.112.218,30 em valor total das notas, aproximadamente R$ 5,38 bilhões; 6 empresas; 114 filiais; 2.560 fornecedores distintos; 9.256 notas com identificação de pedido blueEz; 11.106 notas sem identificação de pedido blueEz; tempo médio de 1,67 dia entre a criação do pedido e a entrada da nota fiscal nessa base específica. Essa análise representa uma base específica de notas fiscais e não deve ser confundida com o indicador de R$ 144,7 milhões em notas vinculadas a pedidos formalizados, que possui outro critério de apuração. Estabilização Durante o período de acompanhamento pós-Go-live: 83 inconsistências foram identificadas e: 76 foram resolvidas correspondendo a aproximadamente: 92% de resolução. A operação assistida foi encerrada em 18/03/2026, com o processo de estabilização acompanhado ao longo de aproximadamente três meses. Impacto financeiro O business case projetou uma economia anual estimada de: aproximadamente R$ 220.000 por ano. O investimento considerado foi de: R$ 248.761. O valor de R$ 220 mil representa uma estimativa de economia prevista no business case, e não uma economia financeira já contabilizada como realizada. Consolidado dos resultados Indicador / Resultado Implantação 27 dias Atraso no cronograma 0 dias Empresas 6 Bases SAP Business One 6 Módulos blueEz 3 Solicitações mensais antes da centralização ~1.975 Etapas do processo de compras 16 → 13 Lançamentos manuais no SAP 2 → integração automática Regularizações de NF 100% → 26,6% Volume de notas em regularização 851 → 273 Redução percentual 73,4 p.p. Compras emergenciais 96,0% → 60,6% Mediana pedido → NF 1 dia Pedidos em até 7 dias 95% Aprovações registradas 10.796 Prazo de aprovação até 24h Rejeições 0,1% Contratos gerenciados 320 Pedidos de compra 5.380 Fornecedores envolvidos 1.003 Notas vinculadas a pedidos formalizados R$ 144,7 milhões Colaboradores com acesso 450 Usuários ativos 301 Inconsistências identificadas 83 Inconsistências resolvidas 76 / 92% Economia anual estimada ~R$ 220 mil

diferencial

O case da Matrix Energia reúne, em um mesmo projeto, fatores que normalmente aumentam significativamente a complexidade de uma transformação digital: múltiplas empresas, múltiplas bases de ERP, processos fragmentados, integração tecnológica, grande volume operacional e necessidade de implantação rápida. A transformação envolveu 6 empresas e 6 bases independentes de SAP Business One, com diferentes particularidades de cadastro, fornecedores e itens. Ao mesmo tempo, a operação anterior estava distribuída entre três sistemas paralelos, planilhas e e-mails, com aproximadamente 1.975 solicitações mensais. Mesmo nesse cenário, a implantação foi concluída em 27 dias, da aprovação do business case ao Go-live, exatamente na data planejada e sem atraso. Outro diferencial está na amplitude da transformação. O projeto não atuou somente sobre Compras. O blueEz passou a conectar Compras, Cotações, Aprovações, Gestão de Contratos, Medições, Despesas e Pagamentos, formando uma estrutura integrada de operação. A transformação também foi acompanhada por indicadores antes e depois da implantação, permitindo demonstrar concretamente a evolução do processo. A redução das regularizações de notas fiscais de 100% para 26,6%, a queda das compras emergenciais de 96,0% para 60,6%, a redução das etapas do processo de 16 para 13, a eliminação de 2 lançamentos manuais no SAP, o prazo de aprovação de até 24 horas e a gestão de 320 contratos são exemplos dessa evolução. A escala da operação reforça essa dimensão: 5.380 pedidos de compra, 10.796 aprovações, 1.003 fornecedores, R$ 144,7 milhões em notas vinculadas a pedidos formalizados e 450 colaboradores com acesso. Além da implantação, houve uma etapa estruturada de estabilização, com 83 inconsistências identificadas e 76 resolvidas, correspondendo a aproximadamente 92% de resolução. O case se diferencia, portanto, pela combinação entre velocidade, complexidade, integração, escala e mensuração de resultados, demonstrando como uma transformação tecnológica pode reorganizar uma operação corporativa sem depender de uma implantação longa ou de uma substituição completa do ERP.

titulo case

27 Dias, 6 Bases SAP e uma Nova Forma de Operar: transformação digital de Compras, Contratos e Financeiro

implementacao

O blueEz foi implantado como plataforma centralizadora dos processos de Compras, Cotações, Aprovações, Gestão de Contratos, Medições, Despesas e Pagamentos, conectando as áreas e integrando os processos às 6 empresas e 6 bases independentes de SAP Business One. Foram utilizados 3 módulos do blueEz, com a estruturação dos processos de negócio e sua integração aos respectivos ambientes do ERP. A implantação ocorreu em 27 dias, considerando o período entre a aprovação do business case, em 15/01/2026, e o Go-live, em 18/02/2026. O cronograma foi executado da seguinte forma: Data Etapa 15/01/2026 Aprovação do business case 02 a 04/02 Treinamento dos key users 05 a 09/02 Validação do ambiente 10 a 12/02 Testes integrados 13/02 Go/No Go 18/02/2026 Go-live 18/03/2026 Encerramento da operação assistida O Go-live ocorreu na data planejada, sem atraso, e 100% dos cenários previstos foram testados antes da entrada em produção. Centralização dos processos A operação passou a concentrar no blueEz os processos de: solicitação de compras; cotações; pedidos de compra; aprovações; medições; despesas; reembolsos; pagamentos; gestão de contratos; acompanhamento dos processos; integração com o ERP. Com isso, diferentes pontos de entrada foram substituídos por uma estrutura centralizada. Integração com as bases SAP A implantação precisou considerar as características das 6 bases independentes de SAP Business One. As empresas possuíam particularidades próprias, incluindo diferenças nos códigos utilizados para fornecedores e itens. O blueEz passou a funcionar como camada de centralização dos processos, permitindo que as solicitações fossem tratadas em uma única experiência operacional e integradas às respectivas bases do ERP. Simplificação do processo de Compras O fluxo de compras foi revisado e simplificado. Antes: 16 etapas Depois: 13 etapas Além da redução de etapas, foram eliminados 2 lançamentos manuais no SAP, substituídos por integração automática. Implantação e adoção A implantação também contemplou a preparação dos usuários. Foram realizados treinamentos para os key users e definidos 2 pontos focais por equipe, responsáveis por apoiar a disseminação do conhecimento. Também foram utilizados materiais de apoio e vídeos para auxiliar a adoção da nova operação. A solução passou a estar disponível conforme a necessidade de atuação dos colaboradores, chegando a 450 usuários com acesso, dos quais 301 estavam ativos no período analisado. Operação assistida e estabilização Após o Go-live, a equipe acompanhou a operação durante o período de estabilização. Foram identificadas 83 inconsistências, sendo que 76 foram resolvidas, correspondendo a aproximadamente 92% de resolução. A operação assistida foi encerrada em 18/03/2026, e o acompanhamento da estabilização se estendeu por aproximadamente três meses.

resumo executivo

A Matrix Energia realizou uma transformação digital de Compras, Gestão de Contratos e Financeiro em 27 dias, entre a aprovação do business case, em 15/01/2026, e o Go-live, em 18/02/2026. O projeto envolveu 6 empresas, 6 bases independentes de SAP Business One e 3 módulos do blueEz, com implantação concluída sem atraso no cronograma e com 100% dos cenários previstos testados antes da entrada em produção. Antes da implantação, a operação estava distribuída entre três sistemas paralelos, planilhas e controles por e-mail, movimentando aproximadamente 1.975 solicitações mensais. O cenário incluía cerca de 1.000 solicitações mensais no EdAjuda Pagamentos, 900 no Intratrix Reembolso e 75 no EdAjuda Compras. Além da fragmentação dos pontos de entrada, havia lançamentos manuais no SAP, aprovações realizadas por e-mail, ausência de rastreabilidade estruturada, controles descentralizados de contratos e processos manuais de despesas e reembolsos. O projeto também apresentava elevada complexidade técnica e operacional, pois precisava conectar 6 empresas e 6 bases independentes de SAP Business One, cada uma com suas particularidades, incluindo diferenças nos códigos de fornecedores e itens. Com a implantação do blueEz, os processos de Compras, Cotações, Aprovações, Gestão de Contratos, Medições, Despesas e Pagamentos passaram a ser centralizados em uma única plataforma, com integração aos respectivos ambientes SAP Business One. A operação passou a contar com entrada única de solicitações, fluxos estruturados de aprovação, rastreabilidade, acompanhamento dos processos e integração automática com o ERP. O fluxo de compras foi reduzido de 16 para 13 etapas, com a eliminação de 2 lançamentos manuais no SAP por meio da integração automática. Os resultados demonstram a transformação da operação. A proporção de notas fiscais sem pedido de compra formalizado caiu de 100% para 26,6%, passando de 851 para 273 notas, enquanto as compras emergenciais passaram de 96,0% para 60,6%. O ciclo entre pedido de compra e nota fiscal passou a apresentar mediana de 1 dia, com 95% dos pedidos concluídos em até 7 dias. As aprovações passaram a ser concluídas e registradas em até 24 horas. No período analisado, foram registrados 10.796 processos de aprovação, 5.380 pedidos de compra, 320 contratos gerenciados e R$ 144,7 milhões em notas vinculadas a pedidos formalizados, envolvendo 1.003 fornecedores. A solução passou a atender 450 colaboradores com acesso, dos quais 301 estavam ativos. Uma análise específica da base de notas fiscais contemplou 20.362 notas, aproximadamente R$ 5,38 bilhões em valor total, 6 empresas, 114 filiais e 2.560 fornecedores distintos. Nessa base específica, o tempo médio entre a criação do pedido e a entrada da nota fiscal foi de 1,67 dia. Após o Go-live, foram identificadas 83 inconsistências, das quais 76 foram resolvidas, correspondendo a aproximadamente 92% de resolução, durante o período de estabilização da operação. O business case também projetou uma economia anual estimada de aproximadamente R$ 220 mil, diante de um investimento de R$ 248.761.

principal resultado

O principal resultado alcançado foi a transformação de uma operação fragmentada entre três sistemas, planilhas, e-mails e atividades manuais em uma operação centralizada, integrada e rastreável de Compras, Gestão de Contratos, Aprovações e Financeiro. A transformação foi realizada em 27 dias, entre a aprovação do business case e o Go-live, abrangendo 6 empresas e 6 bases independentes de SAP Business One, sem atraso no cronograma e com 100% dos cenários previstos testados antes da entrada em produção. A partir da implantação, a Matrix Energia passou a contar com uma estrutura única para entrada, aprovação, execução e acompanhamento dos processos, integrada ao ERP. A mudança também produziu indicadores concretos de evolução operacional: regularizações de notas fiscais: 100% → 26,6%; volume de notas em regularização: 851 → 273; compras emergenciais: 96,0% → 60,6%; etapas do processo de compras: 16 → 13; lançamentos manuais no SAP: 2 → integração automática; ciclo pedido → nota fiscal: mediana de 1 dia; pedidos concluídos em até 7 dias: 95%; aprovações: até 24 horas; contratos gerenciados: 320. Além dos indicadores de eficiência, a solução passou a sustentar uma operação de escala relevante, com 5.380 pedidos de compra, 10.796 aprovações, 1.003 fornecedores envolvidos, R$ 144,7 milhões em notas vinculadas a pedidos formalizados e 450 colaboradores com acesso. O projeto, portanto, não representou apenas a substituição de sistemas ou a digitalização de formulários. Ele promoveu uma mudança na forma de operar, conectando processos anteriormente fragmentados e criando uma estrutura de integração, governança, rastreabilidade e acompanhamento por indicadores.